Declarația 394 este un formular fiscal esențial pentru orice firmă înregistrată în scopuri de TVA în România. Prin intermediul acestei declarații, contribuabilii raportează către ANAF toate livrările și achizițiile efectuate pe teritoriul național între persoane impozabile. Cu alte cuvinte, documentul arată detaliat cine a cumpărat, cine a vândut, ce valoare au avut tranzacțiile și cât TVA a fost implicat. Scopul este de a permite autorităților să verifice corelarea datelor declarate de partenerii de afaceri și să combată evaziunea fiscală.

Declarația 394 nu implică plata unei sume de bani, ci are un rol strict informativ și de control. Totuși, este o obligație fiscală majoră, iar nedepunerea ei la timp poate atrage sancțiuni semnificative. De aceea, este important ca fiecare contabil sau administrator de firmă să înțeleagă ce presupune acest document, ce informații conține, cine trebuie să-l depună și cum se completează corect.

Ce reprezintă declarația 394 și cine trebuie să o depună

Declarația 394 este un formular de tip informativ, introdus de ANAF pentru monitorizarea tranzacțiilor interne. Se depune exclusiv de persoanele înregistrate în scopuri de TVA, indiferent dacă sunt societăți comerciale, PFA-uri sau instituții publice care efectuează operațiuni taxabile.

Formularul se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală a contribuabilului. Concret:

• contribuabilii care depun decontul de TVA lunar depun și declarația 394 lunar;
• cei care depun decontul trimestrial depun 394 o dată la trei luni.

Documentul se transmite electronic, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) sau prin portalul e-guvernare.ro, în format PDF inteligent. Termenul de depunere este cel târziu până pe data de 30 a lunii următoare perioadei de raportare.

Scopul principal al declarației este să ajute ANAF să verifice dacă sumele de TVA declarate de vânzător și cumpărător corespund. Practic, autoritatea compară informațiile transmise de ambele părți pentru aceleași tranzacții, astfel încât să detecteze rapid eventuale discrepanțe.

Ce informații conține declarația 394

Formularul 394 este detaliat și structurat pe mai multe secțiuni, fiecare având un scop clar. Contribuabilul trebuie să raporteze toate livrările și achizițiile efectuate în România, inclusiv facturile stornate sau anulate în perioada de raportare.

Printre informațiile esențiale raportate se numără:

• datele de identificare ale contribuabilului (denumire, cod fiscal, perioadă de raportare);
• livrările de bunuri și prestările de servicii către persoane impozabile din România;
• achizițiile de bunuri și servicii de la persoane înregistrate în scopuri de TVA;
• tranzacțiile cu persoane fizice (doar dacă depășesc anumite praguri);
• documentele emise fără TVA (de exemplu, pentru regimuri speciale).

Pentru fiecare partener de afaceri, se raportează:

• codul de TVA al partenerului;
• numărul și data facturii;
• baza impozabilă;
• valoarea TVA;
• tipul operațiunii (livrare, achiziție, stornare etc.).

Formularul permite și declararea facturilor simplificate, a bonurilor fiscale cu cod fiscal înscris, precum și a facturilor emise de casele de marcat integrate.

Cum se completează corect declarația 394

Completarea formularului se face în format PDF inteligent, pus la dispoziție de ANAF. Programul generează automat un fișier XML, care se atașează și se transmite prin Spațiul Privat Virtual.

Etapele principale sunt următoarele:

1. Descărcarea formularului actualizat de pe site-ul ANAF.
2. Introducerea datelor firmei și selectarea perioadei fiscale.
3. Completarea secțiunilor pentru livrări, achiziții, stornări și operațiuni speciale.
4. Validarea automată a datelor din formular, care semnalează eventuale erori.
5. Generarea fișierului XML și semnarea electronică a documentului.
6. Transmiterea declarației prin SPV și verificarea confirmării de primire.

Pentru a evita erorile frecvente, este recomandat ca datele din 394 să fie verificate cu jurnalul de vânzări și achiziții. O neconcordanță minoră poate declanșa controale automate din partea ANAF. De exemplu, dacă un partener declară o factură de 10.000 lei, iar celălalt o raportează la 9.800 lei, sistemul semnalează diferența imediat.

Praguri valorice și excepții importante

Deși declarația 394 acoperă aproape toate tranzacțiile interne, există câteva excepții. Nu se raportează:

• operațiunile scutite de TVA fără drept de deducere (ex: chirii locuințe, servicii medicale);
• achizițiile intracomunitare sau importurile (acestea se declară în alte formulare);
• livrările către instituții publice care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA.

Există și un prag valoric relevant pentru tranzacțiile cu persoane fizice. Dacă valoarea totală a vânzărilor către persoane fizice într-o lună depășește 10.000 lei, trebuie raportate detaliat. Dacă este sub acest prag, se înscrie doar totalul cumulat, fără detalii pe fiecare client.

Pentru firmele care folosesc case de marcat, se includ doar bonurile care conțin codul fiscal al cumpărătorului, nu toate încasările zilnice.

Greșeli frecvente și cum pot fi evitate

Multe firme se confruntă cu notificări de neconcordanță din cauza unor erori simple. Cele mai întâlnite situații sunt:

• introducerea greșită a codului de TVA al partenerului;
• raportarea unei facturi în altă perioadă decât cea emisă;
• omiterea stornărilor sau a facturilor anulate;
• neactualizarea formularului la versiunea curentă publicată de ANAF.

Pentru a reduce riscul, este utilă o verificare lunară între jurnalul de vânzări, jurnalul de cumpărări și raportul 394. De asemenea, o arhivare corectă a facturilor și o comunicare constantă cu partenerii fiscali pot preveni diferențele raportate automat de sistemul ANAF.

Un alt aspect important este corelarea declarației 394 cu decontul de TVA (formularul 300). Valorile trebuie să fie identice pentru operațiunile declarate în ambele documente.

Actualizări recente și schimbări legislative

În ultimii ani, ANAF a modernizat formatul declarației 394 pentru a integra mai bine datele în sistemul SAF-T și pentru a crește nivelul de automatizare a controalelor. Acum, formularul include câmpuri detaliate privind:

• tipurile de facturi (clasice, electronice, simplificate);
• regimurile speciale de TVA (turism, second-hand, agenți de distribuție);
• indicatori privind vânzările prin platforme online.

Autoritățile urmăresc implementarea unui sistem complet electronic, unde 394 se va genera automat pe baza facturilor transmise în sistemul e-Factura. Astfel, pe termen mediu, declarația ar putea deveni mai ușor de completat sau chiar redundantă, dacă toate datele vor fi preluate automat.

Până atunci însă, contribuabilii trebuie să o depună conform legislației în vigoare, respectând formatul și termenele oficiale.

Recomandări practice pentru contabili și administratori

Pentru o gestionare eficientă a declarației 394, este util să se respecte câteva reguli simple:

• folosește mereu ultima versiune a formularului de pe site-ul ANAF;
• verifică codurile de TVA ale partenerilor pe site-ul VIES înainte de raportare;
• păstrează o evidență clară a facturilor emise și primite în fiecare lună;
• corelează lunar 394 cu decontul de TVA;
• folosește programe de contabilitate care pot genera automat fișierul XML.

Un sfat util este trimiterea declarației cu câteva zile înainte de termenul limită. În perioadele aglomerate, serverele ANAF pot fi suprasolicitate, iar confirmarea poate întârzia.

Totodată, dacă se constată o eroare după transmitere, se poate depune o declarație rectificativă, bifând corespunzător opțiunea din formular.

Declarația 394 este un instrument de control fiscal important, dar și un indicator al corectitudinii raportării unei firme. Deși pare complicată la prima vedere, cu o organizare bună și cu verificări periodice, completarea ei devine o rutină simplă.

Pentru fiecare contribuabil, o raportare corectă și la timp înseamnă evitarea amenzilor, a notificărilor de neconcordanță și a riscului de control suplimentar. În plus, un sistem de evidență clar și actualizat ajută la o imagine reală asupra fluxurilor de TVA și la o gestiune fiscală sănătoasă.

În contextul digitalizării și al conectării cu e-Factura, declarația 394 rămâne o etapă importantă în modernizarea raportărilor fiscale din România. Înțelegerea ei completă și aplicarea corectă reprezintă un pas esențial pentru orice afacere care dorește să funcționeze transparent și conform legii.